TEKNIK PRESENTASI YANG BAIK DAN BENAR

Pengertian Teknik Persentasi

Presentasi adalah salah satu bentuk komunikasi yaitu pertukaran pesan/informasi antara Anda dengan seseorang atau beberapa orang. Seseorang membawa informasi tersebut kemudian menyampaikannya kepada orang lain melalui sebuah saluran. Selanjutnya orang menerima informasi dan bereaksi atas informasi yang diterimanya tersebut. Keberhasilan suatu presentasi ditentukan oleh seberapa banyak informasi yang dapat diterima oleh orang dan seberapa ketepatan reaksi yang diberikan oleh orang seperti yang inginkan.

Cara seseorang menyajikan penjelasan terhadap data, uraian proses, maupun pembelajaran, baik disajikan di muka audience dengan bantuan alat peraga berupaslide show, program aplikasi yang menyajikan informasi interaktif yang dapat diakses secara personal, maupun presentasi dalam bentuk cetakan yang dibagikan kepada semua penerima informasi. Menyajikan presentasi secara elektronik dapat digunakan dengan berbagai macam sarana, misalnya dengan media Animasi 3D (3DMax, Maya, dan sebagainya), yang paling sederhana dari semuanya itu adalah menggunakan Slide Show yang dibuat dengan Microsoft PowerPoint, dengan PowerPoint pun dapat menganimasikan teks, menyisipkan foto, video, animasi, serta suara.

Tujuan Teknik Persentasi

Presentasi memiliki beberapa tujuan. Tujuan presentasi akan sangat menentukan bagaimana kita akan melakukan dan mendesain presentasi. Tujuan presentasi tersebut adalah sebagai berikut:

1.      Menginformasikan

Presentasi berisi informasi yang akan disampaikan kepada orang lain. Presentasi semacam ini sebaiknya menyampaikan informasi secara detail dan jelas sehingga orang dapat menerima informasi dengan baik dan tidak salah presepsi terhadap informasi yang diberikan tersebut.

2.      Meyakinkan

Presentasi berisi informasi, data, dan bukti-bukti yang disusun secara logis sehingga menyakinkan orang atas suatu topik tertentu. Kondradiksi dan ketidakjelasan informasi dan penyusunan yang tidak logis akan mengurangi keyakinan orang atas presentasi yang diberikan.

3.      Membujuk

Presentasi secara logis agar orang mau melakukan suatu aksi atau tindakan. Presentasi dapat berisi bujukan, atau rayuan yang disertai dengan bukti-bukti sehingga orang merasa tidak ragu dan yakin untuk melakukan suatu tindakan.

4.      Menginspirasi

Presentasi yang berusaha untuk membangkitkan inspirasi orang.

5.      Menghibur

Presentasi yang berusaha untuk memberi kesenangan pada orang melalui informasi yang diberikan.

6.      Pendidikan

Presentasi menjadi sarana pendidikan yang berguna agar audience mau mempelajari teknik presentasi secara benar, dan mampu menghadapi ketakutan di dalam bericara.

Presentasi Sebagai Alat Komunikasi

a.       Presentasi merupakan alat komunikasi tangguh dalam usaha untuk menyampaikan blaporan atau keterangan.

b.      Presentasi juga dapat digunakan untuk menunjukan kemampuan, karena cara dari seseorang memberiakn presentasi dapat dinilai seberapa jauh ia menguasai bidangnya.

Tujuan Teknik Presentasi

a.       Mempersiapkan diri sehingga sikapnya akan menunjang pembawaan presentasinya.

b.      Mempersiapkan materi presentasi sehingga menarik perhatian orang yang dituju.

c.       Mengenali masalah-masalah dalam memberi presentasi bagaimana menanggulanginya.

d.      Menggunakan teknik-teknik khusus agar presentasi mencapai maksud dan tujuan si pembawa

Prinsip Dasar Dalam  Presentasi

Prinsip dasar dalam presentasi sangat menentukan bagaimana kita akan melakukan presentasi dengan. Prinsip presentasi tersebut adalah sebagai berikut:

a.      Mengendalikan Rasa Takut

1.      Pendekatan  rasional. Beberapa hal yang harus di perhatikan:

Ø  Bukan hanya anda sendiri yang takut berbicara di muka umum.

Ø  Orator ulung sekalipun ternyata tidak mampu menghilangkan rasa takut mereka100%.

Ø  Pada tingkatan tertentu rasa takut justru mengandung manfaat.

Ø  Sebab utama dari rasa takut dalam hal memberikan presentasi lisan adalah karena belum terbiasa.

Ø  Pikirkanlah mengapa mereka meminta Anda berbicara.

2.      Latihan Olah Fisik. Beberapa hal yang harus anda perhatikan:

Ø  Rileksasi: Tariklah nafas dalam-dalam; gerakkan kaki dan tangan anda bergantian; putar leher dari bahu ke satu ke bahu yang lain.

Ø  Mencubit diri: untuk mengalihkan rasa takut.

3.      Latihan Olah Mental. Beberapa hal yang harus anda perhatikan:

Ø  Membayangkan audiens (yang membuat kita menjadi rileks).

Ø  Visualisasi bahwa anda akan berhasil, hayati pokok pikiran yang akan anda sampaikan,  singkirkan pikiran negative, yakinkan bahwa anda mampu berbicara dengan menarik, yakinkan bahwa audiens terpukau.

Ø  Bicara pada diri sendiri: katakanlah pada diri sendiri anda telah belajar berbicara sejak belum sekolah, bahwa bicara di depan umum sama saja dengan bicara di kamar mandi, ingatlah sifat-sifat anda yang baik, yakinkan diri anda bahwa anda tidak berniat jahat, dll.

4.      Tindakan Praktis. Beberapa hal yang harus anda perhatikan:

Ø  Tindakan seolah-olah: bila anda takut, bertindaklah seolah-olah berani; gunakan segala kemampuan dan kemauan untuk berani.

Ø  Persiapan diri anda secara optimal.

b.      Membangun Fondasi Presentasi

Ada ada empat hal yang wajib dipersiapkan pada saat melakukan presentasi:

Ø  Menganalisis momentum dan acara.

Ø  Mengenali audiens.

Ø  Menentukan sasaran dan tujuan spesifik.

Ø  Mempelajari lokasi

c.       Mempersiapkan Materi

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam mempersiapkan materi pada saat melakukan presentasi, adalah sebagai berikut:

Ø  Mengetahui informasi apa yang diperlukan.

Ø  Menentukan waktu mencari informasi tersebut.

Ø  Mengetahui sumber-sumber informasi

Ø  Memilih informasi

Ø  Menyusun struktur materi

d.      Mempersiapkan diri

Ø  Jangan mengandalkan teks lengkap, sajikan dalam bentuk pinter

Ø  Jangan merendahkan diri dengan mengatakan ”maaf saya sebenarnya tidak siap….”, atau ”saya baru belajar…”

Ø  Jika perlu latihan dulu. Mintalah orang dekat anda untuk memberikan umpan balik

Ø  Berpakaian yang rapi dan cerah

Ø  Jangan bicara seperti anda sedang mengobrol dengan seseorang

Ø  Bersikap yang mengundang simpati dan kagum karena pengetahuan anda

Teknik Membuka Presentasi

Pembukaan yang baik akan meningkatkan kepercayaan diri dan sangat berpengaruh terhadap keberlangsungan presentasi. Oleh karena itu, sangat penting untuk melakukannya sesempurna mungkin. Pada saat presentasi jangan membaca saat membuka presentasi, membaca memang bisa membuat lancar, tapi itu bisa menjadi jarak bagi Anda dan audiens. Karena harus membagi perhatian antara catatan dengan audiens, sehingga memungkinkan hilangnya hubungan dengan pendengar Anda. Membaca bisa menyebabkan hilangnya kontak mata dengan audiens dan juga mempengaruhi ekspresi wajah kita.

Tujuan sebuah pembukaan

Pembukaan yang baik bertujuan untuk:

Ø  Menarik perhatian

Saat ini banyak sekali pengalih perhatian, ada Blackberry, Tablet, dll. Salah satu tujuan pembukaan yang baik adalah menjauhkan semua pengalih tersebut dan membuat perhatian audiens hanya tertuju kepada Anda.

Ø  Memperkenalkan topik dan tujuan presentasi

Mungkin belum semua audiens mengerti dengan topik dan lingkup yang akan dipresentasikan, serta tujuan yang ingin dicapai. Makanya, perlu disampaikan saat pembukaan. Sebutkan manfaat apa saja yang akan mereka dapatkan dari mendengarkan presentasi Anda.

Ø  Membangun hubungan dan kepercayaan dengan audiens
Jelaskan siapa Anda dan mengapa Anda layak didengarkan.

Teknik menarik perhatian audiens

Banyak teknik yang dapat digunakan dalam membuka presentasi untuk menarik perhatian audiens, antara lainsebagai berikut:

Ø  Gunakan pernyataan atau kutipan

Teknik ini banyak digunakan dan cukup ampuh untuk menarik perhatian.“Tahukah Anda, di Indonesia, 46 orang meninggal setiap jamnya akibat rokok”Contoh pernyataan di atas pasti akan sangat menarik perhatian. Audiens akan terpancing rasa ingin tahunya akan kebenaran pernyataan tersebut. Setelah itu Anda tentu harus dapat menjelaskan dari mana data tersebut, jangan asal menarik perhatian. Dan ingat, pernyataan yang disampaikan saat pembukaan haruslah relevan dengan isi presentasi kita.

Ø  Berikan pertanyaan

Memberikan pertanyaan yang tepat tidak hanya akan menarik perhatian, tapi juga mengarahkan fokus audiens pada topik yang akan dibahas. Jika audiensnya sedikit, Anda bisa langsung menanyakan satu per satu jawabannya. Kalau banyak bisa dilakukan dengan mengangkat tangan misalnya.”Siapa lebih rela lari keliling lapangan daripada bicara di depan orang banyak? Ayo angkat tangan”Pertanyaan seperti ini bisa ditanyakan ketika presentasi tentang “public speaking”. Selain menarik perhatian, Anda juga dapat melihat seberapa banyak pendengar Anda yang masih takut berbicara di depan orang banyak.

Ø  Ceritakan sebuah kisah

Jika Anda mahir dalam bercerita, Anda bisa juga menceritakan sebuah kisah yang relevan dan tidak panjang untuk menarik perhatian audiens. Anda harus yakin tidak membuat audiens justru merasa bosan dan mengalihkan perhatian mereka akibat cerita yang Anda sampaikan. Pastikan kisahnya menarik, relevan dengan topik, dan Anda cocok menceritakannya.

Ø  Gunakan humor atau anekdot

Cara ini juga dapat mencairkan suasana. Namun perlu diingat, jangan berlebihan. Anda mungkin berhasil mencairkan suasana tapi gagal membawa perhatian audiens pada topik yang akan Anda presentasikan. Selain itu, juga harus dipastikan humor atau anekdot Anda tidak pasaran karena efeknya akan berbeda jika humor tersebut sudah pernah didengar audiens sebelumnya.

Teknik Menyusun Struktur Presentasi

Setelah memiliki tujuan dan bahan sudah terkumpul, tugas selanjutnya dalam persiapan presentasi adalah membuat kerangka atau struktur presentasi. Ada banyakteknik menyusun struktur presentasi, tergantung jenis presentasi yang akan dilakukan. Apakah itu presentasi untuk promosi produk, presentasi bisnis, dll. Struktur presentasi yang umum digunakan terdiri dari tiga bagian, yaitu pembuka, isi, dan penutup.

1.      Isi

Isi dari presentasi sudah dipersiapkan akan memudahkan dalam menyusun pembuka dan penutupnya. Dari topik yang ingin disampaikan cobalah untuk menguraikannya dalam beberapa poin utama. Kemudian dari poin-poin itu kembangkan lagi menjadi sub-poin. Jangan lupa untuk memperhitungkan lama atau waktu yang ingin digunakan untuk presentasi, kira-kira berapa menit yang dibutuhkan untuk menyampaikan satu poin utama.

2.      Pembuka

Pembuka sangat penting karena di sinilah kesempatan untuk menarik perhatian audiens tentang apa yang akan disampaikan, membangun kredibilitas Anda sebagai presenter bahwa Anda adalah orang tepat dan patut didengarkan, dan menyampaikan garis-garis besar presentasi.

3.      Penutup

Jika pembuka harus menimbulkan kesan pertama yang menarik, maka penutup harus menimbulkan kesan terakhir yang mendalam sehingga akan diingat terus oleh audiens. Selain kesimpulan tentang presentasi yang telah disampaikan, dapat juga diisi dengan quote, pertanyaan retorik, dll.

Teknik Latihan Presentasi

Salah satu hal penting yang harus dilakukan setelah bahan presentasi tersusun dengan baik adalah latihan presentasi. Ada beberapa manfaat banyak latihan sebelum presentasi sebagai berikut:

Ø  Meningkatkan kepercayaan diri.

Pernahkah Anda berada di suatu acara dan tiba-tiba diminta untuk berbicara di depan? Apa yang Anda rasakan salah satunya adalah kurang percaya diri. Berbeda jika kita sudah melakukan persiapan dan latihan sebelumnya.

Ø  Menguji kesinambungan poin-poin yang akan dibawakan.

Kita bicara tentu ada maksud, ada pesan yang ingin disampaikan. Dengan berlatih, kita akan dapat merasakan dan menilai apakah penyampaian kita dari satu pesan ke pesan yang lainnya sudah berkesinambungan atau tidak.

Ø  Menemukan cara terbaik untuk menyampaikannya.

Dengan banyak latihan, Anda akan menemukan cara paling pas untuk mengutarakan tujuan melakukan presentasi. Baik itu penekanan suara, bahasa tubuh, gestur, bagian mana yang harus diulang, dll.

Ø  Memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk presentasi

Dengan latihan secara keseluruhan, Anda dapat melakukan estimasi berapa waktu yang dibutuhkan untuk melakukan presentasi. Jika Anda dibatasi waktu, misalnya 15 menit atau 30 menit, dengan latihan bisa dilakukan penyesuaian. Jika menggunakan slide, kira-kira berapa slide yang Anda butuhkan untuk jangka waktu tersebut.

Mengenali Audiens Presentasi

Semakin baik kita mengenali audiens presentasi semakin besar kesempatan kita untuk melakukan presentasi efektif yaitu berhasil mencapai tujuan. Apa motivasi mereka datang dan mendengarkan, latar belakang pendidikan mereka, sedalam apa pengetahuan mereka tentang topik yang akan dibicarakan, jabatan atau posisi mereka di perusahaan, dll. Mengenali audiens presentasi dengan baik akan berpengaruh positif terhadap rasa percaya diri kita. Berbeda rasanya melakukan presentasi di hadapan teman-teman kantor dengan di tengah orang-orang yang tidak kita kenal. Oleh karena itu, riset untuk mengenal calon audiens sangat perlu untuk dilakukan.

Sebagai contoh, saya sering melakukan presentasi di hadapan atasan dan rekan kerja tentang eksplorasi minyak. Melakukan riset tentang mereka relatif lebih mudah untuk dilakukan karena saya berinteraksi hampir setiap hari. Saya tahu latar belakang pendidikan, keahlian, lama bekerja, pengetahuan mereka tentang topik presentasi, jabatan mereka di perusahaan, dan motivasi mereka hadir mendengarkan saya. Ini akan sangat membantu saya dalam menyiapkan presentasi agar tujuan saya dan mereka bisa tercapai.