TEKNIK PRESENTASI

Teknik presentasi yang baik dan benar

Presentasi mungkin bukan suatu hal yang mudah untuk dilakukan, terutama untuk para pemula atau yang belum mempunyai pengalaman presentasi. Ada beberapa tips untuk mengetahui bagaimana cara presentasi yang baik dan benar, yaitu:

1.      Melakukan persiapan.
Antara lain, bahan presentasi, bahan yang akan dibagikan (jika ada), peralatan seperti laptop atau infocus dan mempersiapkan mental. Jika semua kondisinya baik dan aman maka bisa membuat kita akan lebih percaya diri.

2.      Materi presentasi
Bedakan antara materi yang akan dipresentasikan dengan proposal yang akan diberikan, karena pada saat presentasi kita menjelaskan point-point nya saja dan tidak perlu secara keseluruhan untuk dibahas karena akan menghabiskan waktu dan membuat audience merasa bosan.

3. Pada saat presentasi.

Ø  Usahakan datang lebih awal dr waktu yang ditentukan, jangan terlambat!.

Ø  Gunakan waktu seefisien mungkin.

Ø  Gunakan pakaian yang sopan tentunya

Ø  Kenali audiens atau peserta yang hadir, sehingga kita bisa lebih akrab dengan menyebut namanya dan tahu jabatannya.

Ø  Bagi pandangan ke kita ke semua audiens dan perbanyak komposisi pandangan kita kepada orang yang paling berpengaruh atau pengambil keputusan, seperti CEO atau salah satu pimpinan dari yang hadir.

Ø  Sebisa mungkin untuk tidak membicarakan hal yang tidak penting dan yang audiens tidak mau dengar

Ø  Berbicaralah dengan lugas dan sopan

Ø  Atur intonasi suara kita, jangan kebesaran dan juga jangan kekecilan.

Ø  Jangan banyak bergerak, karena akan mengganggu konsentrasi peserta.

Ø  Munculkan beberapa joke untuk mencairkan suasana yang kaku atau membosankan tapi jangan berlebihan.

4.      Anggap saja audiens tidak mengerti mengenai materi yang akan disampaikan,jadi bersikaplah dengan mengundang simpati dan rasa kagum para audiens karena pengetahuan kita, tapi hindari kesan menggurui.

5.      Pada saat tanya jawab, catat pertanyaan dan jawablah dengan lugas.

Keberhasilan dari sebuah presentasi adalah kita mengerti betul tentang isi yang akan dipresentasikan sehingga pada saat menjelaskan tidak terbata-bata atau kebingungan sendiri. Untuk itu fahami betul isinya dan lakukan persiapan yang matang, karena tujuan dari presentasi adalah untuk membuat para audiens mengerti dan memahami serta tertarik dari isi presentasi yang ditawarkan.

Jenis-jenis dari presentasi:

Ø   Oral : Presentasi yang dilakukan dengan cara berbicara langsung kepada audience

Ø   Visual: Presentasi yang menggunakan tampilan, contoh Ms.Power Point

Ø   Teksual: Presentasi yang menggunakan teks atau selebaran.

Faktor utama yang menjadikan sseorang mampu presentasi dengan benar adalah dengan ketrampilan dengan baik, yaitu melalui pelatihan dan praktek, kemudian kemampuan dalam presentasi yang menjadikan sseorang mampu dipengaruhi.

Aspek-aspek yang perlu diperhatikan di dalam presentasi

Berikur adalah aspek-aspek yang perlu diperhatikan pada saat presentasi yang akan menghasilkan presentasi yang baik dan benar:

1.      Menentukan tujuan presentasi

2.      Mengenali situasi dan audince

3.      Menyusun kerangka presentasi

4.      Mempersiapkan slide bila diperlukan dan alat visual lainnya

5.      Latihan di depan kaca

6.      Rileks

Presentasi melalui slide show

Menggunakan PowerPoint. Agar topik bahasan lebih terfokus, buku ini hanya akan membahas teknik melakukan persiapan suatu presentasi melalui slide show dengan bantuan program Microsoft Office PowerPoint. Tulisan ini tidak dimaksudkan sebagai sarana pembelajaran bagi yang belum mengenal cara penggunaan PowerPoint secara umum, namun lebih ditekankan untuk memberikan panduan lebih terarah pada bagaimana mempersiapkan materi presentasi, teknik penyajian dalam bentuk slide show, serta beberapa saran teknis mempersiapkan slide show dengan fasilitas yang ada pada PowerPoint agar diperoleh hasil yang maksimal.

Unsur-Unsur dalam Sebuah Presentasi

Keberhasilan di dalam sebuah presentasi setidaknya terletak pada empat unsur yang ada di dalamnya, yaitu:

1.      Presenternya, yaitu orang yang menyampaikan presentasi secara langsung di depan audience.

2.      materi yang disampaikan, yaitu bahan yang ingin dikomunikasikan dengan audience sasarannya.

3.      sarana yang dipergunakan untuk menyampaikan presentasi. Hal ini lagi-lagi yang pertama adalah slide show yang disusun berdasarkan materi yang ingin disampaikan. Oleh karena fokus kita membicarakan teknik presentasi denganPowerPoint, maka yang dimaksud tentu saja bagaimana Anda mengemas materi presentasi dalam bentuk slide show. Faktor berikutnya adalah peralatan untuk menyampaikan slide show tersebut meliputi LCD Projector, sound system (apabila pada ruang yang cukup besar dan jumlah audience yang cukup banyak).

4.      audience yang dijadikan sasaran sebagai penerima informasi. Jika ketiga unsur di atas telah dipersiapkan dengan baik, tetapi ternyata tidak ada audience-nya, atau tidak dihadiri oleh audience yang tepat sebagaimana yang dimaksud sebagai sasaran tersebut, maka rangkaian acara presentasi tersebut tidak akan sukses sebagaimana yang diinginkan.

Mengenal Model Presentasi

Ada tiga model presentasi yang perlu kita kenal, sebagai berikut:

1.      Model Presentasi yang Persuasif

Persuasif artinya merayu, membujuk, menghimbau. Contoh model presentasi ini adalah memperkenalkan produk baru dalam kegiatan marketing, pengarahan pada masyarakat, ceramah/presentasi di bidang kerohanian (agama), dan sebagainya. Model presentasi ini, presenter tidak secara langsung memperoleh hasil atau jawaban dari audience apakah presentasi yang disampaikan dapat diterima/disetujui dan ditindaklanjuti oleh target penerima informasi atau tidak.

2.      Model Presentasi Penyampaian Informasi

Contoh model ini di antaranya seorang manager yang sedang mempresentasikan status dari sebuah proyek atau rangkaian pekerjaan yang ditugaskan kepadanya, Laporan Finansial, atau Kebijaksanaan pemasaran, penyampaian proposal untuk meminta dana. Hasil presentasi model ini sangat menentukan, apakah idenya diterima atau tidak. Selain itu, presenter akan menerima pertanyaan atau memberikan pertanggungjawaban secara langsung terhadap apa yang disampaikan kepada audience-nya.

3.      Model Presentasi Pelatihan/Training

Misalnya pelatihan yang diberikan kepada karyawan baru, pelatihan yang diberikan sehubungan dengan akan diterapkannya sistem ISO, pelatihan kepada para pengajar sehubungan adanya sistem pengajaran yang baru, dan sebagainya.

Menyiapkan Presentasi Sesuaidengan Tempat dan Waktunya

Seringkali seseorang memiliki sebuah file slide show yang menjadi “senjata”nya untuk melakukan presentasi di segala medan. Misalnya Anda seorang dari devisi marketing atau pelatih yang menjelaskan materi pelatihan di banyak tempat dan lokasi yang seadanya. Disamping itu, sering terjadi sebuah persiapan presentasi yang dilakukan dengan target dan medan tertentu. Berikut ini beberapa pertimbangan dalam menyiapkan presentasi.

1.      Kejelasan

Sebuah informasi merupakan data-data yang terstruktur. Tanpa adanya struktur yang baik, informasi masih merupakan kumpulan data mentah yang belum memiliki makna. Data yang terstruktur, terorganisasi, dan mempunyai bentuk, barulah dapat dikategorikan sebagai sebuah informasi. Sama halnya dengan susunan kata-kata atau kalimat, belum tentu mampu menjelaskan informasi yang ingin disampaikan. Oleh karenanya, kita masih memerlukan alat lain yang dapat mempresentasikan informasi-informasi, khususnya informasi mengenai data yang bersifat kuantitatif yang dapat menunjang susunan kata agar lebih efektif. Dengan peralatan tersebut, kita dapat menjadikan informasi lebih jelas lagi, khususnya untuk menjelaskan halhal sebagai berikut:

Ø  Penjelasan mengenai suatu perubahan atau trend tertentu.

Ø  Penjelasan data secara berurutan dengan sudut pandang yang berbeda.

Ø  Memperlihatkan urutan peristiwa dari sudut yang berbeda.

Ø  Menyebutkan urutan peristiwa secara kronologis.

Ø  Menampilkan informasi yang mempunyai hubungan dari sudut yang berbeda.

Agar informasi dapat diterima lebih jelas oleh audience, Anda dapat memberi sentuhan visual pada informasi tersebut. Alat bantu untuk visualisasi informasi. Jika informasi yang ingin disampaikan berupa nilai-nilai data, maka untuk menangkap perbandingan atau kecenderungan (trend) nilai-nilai data, maka lebih tepat bila disajikan dalam bentuk grafik data. Berikut ini contoh alat presentasi data berupa grafik data yang kami kutip dari buku: ”Teknik Mempresentasikan Data dengan Diagram Excel” – Adi Kusrianto, 2006 – PT Elex Media Komputindo.

2.      Kepenakan

Informasi berbentuk paparan serta analisis, biasanya berisikan pesan-pesan yang majemuk dan mungkin memiliki sifat yang berbeda-beda apabila dilihat dari sudut cara menguraikannya. Walaupun demikian, perbedaan sudut pandang tersebut belum tentu memiliki bobot yang sama. Setidaknya paparan serta analisis itu memiliki pokok dan topik tertentu yang akan diberikan penekanan agar diketahui pembaca atau audience-nya. Dengan demikian, hal ini berarti dari sekian banyak uraian yang dianggap penting oleh presenternya belum tentu penting bagi pembacanya. Berdasarkan hal ini, presenter harus menyadari bahwa harus ada point-point

tertentu yang harus dijadikan pokok bahasan yang diberikan penekanan, penonjolan yang didasarkan atas antisipasi presenter terhadap kebutuhan pembaca atau audience-nya.

3.      Meringkas

Sebuah laporan maupun penjelasan yang panjang tidaklah efektif untuk disajikan dalam sebuah presentasi, oleh karenanya dalam menyusun sebuah presentasi haruslah digunakan cara-cara peringkasan dan disajikan secara visual untuk memudahkan audience memahaminya. Dengan grafik/diagram/gambar/foto maupun peraga akan dapat meringkas informasi berupa kata-kata. Sebagai contoh, suatu paparan mengenai urutan dan proses kerja dapat disajikan secara jelas dan singkat dalam bentuk Gantt Chart seperti contoh di bawah ini.

4.      Kesamaan

Dengan bantuan diagram arus atau flowchart akan dapat dicapai suatu kesamaan pemahaman terhadap suatu informasi yang sifatnya prosedural atau penjelasan tentang jalannya suatu proses. Sebaliknya jika informasi seperti ini diuraikan dengan kata-kata, mungkin akan terjadi distorsi atau penyimpangan, apalagi bila informasi yang disampaikan bersifat multiproses.

5.      Penguatan

Penguatan adalah suatu proses untuk mengingatkan kembali suatu informasi dengan cara mengulang (repetisi). Cara ini telah lama dikenal dan diterapkan ketika seorang guru mengajar muridmurud tingkat Prasekolah maupun Sekolah Dasar. Dengan mengu lang-ulang penjelasan atau mengulang bacaan kepada anak SD akan mampu menguatkan ingatan terhadap apa yang dibaca atau diterangkan gurunya. Penguatan informasi pada sebuah presentasi dapat dilakukan de ngan cara mengulang inti informasi pada badan teks maupun pada illustrasinya. Contoh berikut ini pada bentuk artikel di sebuah majalah. Dari ide ini Anda dapat mengembangkan dalam bentuk slide buatan Anda.

6.      Berpihaklah pada audience

Dalam melakukan pendekatan kepada publik, audience, usahakan Anda menempatkan diri pada posisi mereka. Sekalipun Anda seorang pemilik perusahaan yang beraudiensi dengan publik karyawan yang Anda rekrut sendiri, berperanlah seolah Anda pada posisi karyawan. Informasi yang akan disampaikan bisa lebih menyentuh sasaran.